Damit der Mensch gut schlafen kann, müssen die verschiedenen Budgets in Ordnung sein. Dabei ist es nicht entscheidend, ob dies im privaten Bereich oder im beruflichen ist. Wir dürfen uns keine Sorgen machen, um Geld, Wirtschaft und Existenz. Nur dann können wir entspannen und gut schlafen.

Schlaf hält uns gesund.

Eine gute Budgetplanung ist aus diesem Grund auch eine Art Selbstschutz.

Aufgabe Budgetieren

Unterstützung des Managements bei der Einschätzung  der Kosten für

• Projekte
• Gehälter und Löhne
• Fortbildungen
• Beschaffungen

um zu einer realistischen Personal- und Projektplanung zu kommen.

Vorbereitung

Bedarf definieren mit Bezug auf

• Projektkosten
• Personal-Kosten (Preis der Arbeit)
• Qualifikationen
• Anzahl

Dabei immer im Blick die Ziele des kommenden Jahres sowie der folgenden Jahre (kurz-, mittel- und langfristiger Plan).

Woher kommt das Geld?

Der Fachbereich ermittelt für seine Projekte den Bedarf und ordnet die Mittel zu. Hat der Fachbereich zu wenig Mittel, beantragt er die Mittel bei der zuständigen Stelle.

Personalabteilungen haben selten laufende Einkommen, um Projekte oder Maßnahmen finanzieren zu können. Sie sind ein nicht-produktiver Bereich.

Klassisch erhält die Personalabteilung aus der Personalplanung heraus ihr Budget für alle Löhne und Gehälter im Unternehmen.

Dabei kann sie dieses Budget aufteilen, so dass eine Vollstelle nicht nur mit einer Person besetzt wird, sondern mit mehreren Personen, die prozentual für diese Stelle arbeiten. Dabei ist jedoch exakt darauf zu achten, dass das Budget nicht überschritten wird.

Softwareprogramme sind dabei hilfreich, die sofort aufzeigen, wenn eine Stelle überbesetzt wird und somit finanziell aus dem Rahmen fallen kann.

Wenn Projekte über die Personalabteilung laufen, dann werden diese über sog. Sponsoren finanziert. Das kann heißen, dass die Fachbereiche der Personalabteilung projektbezogene oder auch zweckgebundene Mittel zur Verfügung stellen. In manchen Unternehmen werden diese Mittel von Jahr zu Jahr fortgeschrieben, so dass die Personalabteilung gut planen kann.

Wie schaetzen und bestimmen?

Im Vorfeld in jedem Fall analysieren, ob ein Projekt in den Budgetplan aufgenommen werden soll. Ist die Entscheidung gefallen, kann ein kurzer Entscheidungsworkflow die weiteren Schritte begleiten:

Die einzelnen Kostenfaktoren in keinem Fall sparsam ansetzen. Fehlendes Budget kann sich sehr negativ auf den Projekterfolg auswirken.

Personalkosten schlagen hoch zu Buche und sollten deshalb realistisch eingetragen werden. Hierfür gibt es ausreichend Quellen.

Bei der Entwicklung eines Personalkostenbudgets kann, als Grundlage und zum Verständnis, das Vorjahr genommen werden. Dieses zeigt den aktuellen Personalbestand, minus voraussichtliche Austritte, plus voraussichtliche Eintritte und eventuell geplante Kürzungen.

Die Bruttolohnsumme enthält den Anteil des Arbeitgebers an den Sozialleistungen.

Für Personalkosten, die extern anfallen, verbindliche Angebote einholen.

Dies gilt auch für alle anderen Projektkosten, z.B. Hilfsmittel, Werkzeuge, Software, Miete für Räume, Werkstätten, usw.

Es gibt viele Hilfen über das Internet. Oder lassen Sie mal erfahrene Kolleginnen und Kollegen einen Blick auf die Budgetplanung werfen.

Beginnen Sie jetzt, damit Sie einen erholsamen Schlaf im Laufe des kommenden Jahres genießen können.

Herzlich

Ihre Gitta Reuss
Systemischer Business Coach

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