Personalakten entstauben – digitale Akte einfuehren

Projektmitarbeiter, die die Einführung einer Digitalen Personalakte zum Ziel haben, werden sich mit verschiedenen Themenblöcken auseinandersetzen müssen, z.B.:

• Vorteile durch die digitale Personalakte
• Der Markt – wer kann was? Hardware und Software
• Schnittstellen zu anderen Systemen
• Datenschutz
• Rechtestruktur
• Betriebsvereinbarung
• Doing – Papierakte wird Digitale Akte
• Attribute der digitalen Akte
• Einführung und Marketing
• Amortisation

Vorteile durch die digitale Personalakte

Was bringt uns die digitale Personalakte an Vorteilen? Die Personalabteilung ist hier federführend und kann auch weitere Bereiche mit einbeziehen.

• unbeschwerter arbeiten
• effizientere Abläufe – Workflows
• Zeitgewinn durch direkten Zugriff und schnellere Bearbeitung
• standortunabhängiger Zugriff
• Kosteneinsparen auf vielen Ebenen wie Material, Porto, usw.
• Einsparung von Raum-, Registrier- und Lagerkosten
•  und???

 Der Markt – wer kann was? Hardware und Software

Eventuell hat Ihre IT-Abteilung hier Informationen und Analyseergebnisse für Sie. Fragen Sie nach.

Hardware
Der Scannermarkt – was ist wichtig, wenn Sie selbst scannen möchten?
Auflösung
Farben
Mengen
Kosten
Quelle Wikipedia

Auflösung
Die Scanqualität ist abhängig von der gewählten oder verfügbaren Auflösung. Die optische Auflösung von Dokumentenscannern liegt in der Regel bei 200–400 dpi, inzwischen sind auch 600–1400 dpi möglich.
Farben
Für die Erfassung von Geschäftsdokumenten werden vorrangig reine Schwarz/weiß-Geräte (mit grün als Blindfarbe) oder Scanner, die mehrere Graustufen unterscheiden, eingesetzt. Vermehrt kommen aber Farbscanner für die Erfassung von Dokumenten zum Einsatz. Bei der Erfassung von Farbbildern haben sich die Farbscanner bereits durchgesetzt.
Mengen
Die Geschwindigkeit des Scanners ist abhängig von der Auslegung und dem vorgesehenen Einsatzgebiet. Bei Scannern für den Arbeitsplatz liegen die typischen Werte bei 25 DIN–A4-Seiten/Minute. Bei zentralen Hochleistungssystemen können bis zu 500 DIN-A4-Seiten/Minute beidseitig erfasst werden. Große Hersteller sind Avision, Canon, Fujitsu, Hewlett-Packard, Kodak, Oki, Plustek, Visioneer und Xerox, daneben sind Geräte spezialisierter Hersteller wie InoTec GmbH Organisationssysteme und Microform GmbH weit verbreitet.
Quelle eigene Recherchen
Kosten
Angefangen von € 25,00 über € 35.000 für Buchscanning bis zu Geräten für € 100.000 wird alles angeboten.

Software
Hat das Personalmanagementsystem, das im Einsatz ist bzw. zur Wahl steht die Funktion ‚digitale Personalakte‘?
Wenn ja – Kontakt zum Hersteller des Systems aufnehmen am: ——————– und sich Informationen zukommen lassen.

Wenn nein – Hersteller kontaktieren und in die Wahl einbeziehen: Beispiele:
REUSS Personalsysteme GmbH – gitta.reuss@posy4you.de Frau Gitta Reuss
SAP —————————————————————————————————-
Aconso ———————————————————————————————–
Oracle ————————————————————————————————
Firmenspezifische Präsentationen anfordern, terminieren, sich selbst mit Lastenheft zu den vorgeschlagenen Themen vorbereiten, entscheiden wer soll Teilnehmer sein
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Schnittstellen

Das sind unsere Schnittstellen. Ihre IT-Abteilung hat hier sicher die Informationen für Sie:

Officesysteme
o        Word
o        Excel
o        Datenbanken
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Unser Abrechnungssystem
o        Lohn- und Gehalt ——————————————————-

Weitere Systeme
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Datenschutz

 o        Termin mit dem Datenschutzbeauftragten am —————-

Gewuenschte Rechtestruktur

o        System Administratoren eingeschränkten Zugriff auf

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o        Power User eingeschränkter Zugriff auf

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o        User eingeschränkter Zugriff auf

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Permanenter Zugriff

Permanenter und uneingeschränkter Zugriff für

o        die Personalabteilung gemäß Rollen
o        die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf eigene Akte über den Self Service
o        Vorgesetzte auf die eigene Akte
o        Vorgesetzte auf die Akten der zugehörigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Temporärer Zugriff

Grundsätzlich mit der Möglichkeit der Sperrung des Zugriffs nach nn Tagen

o        Betriebs- und Personalratsmitglieder
o        Individuell vereinbarte Zugriffe, z.B. zukünftige Vorgesetzte
o        Betriebsarzt,  Jurist des Hauses

Betriebsvereinbarung

Muster für eine Betriebsvereinbarung ist z.B. hier zu finden:

Institut für Betriebliche Mitbestimmung,

ein Unternehmensbereich der GWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformation GmbH & Co. OHG
Römerstraße 4
D-86438 Kissing
Tel.: +49.8233 23 7850
Fax: +49.8233 23 7860
Registergericht Augsburg, HRA 16406
USt.-ID.-Nr.: DE 204 249 208
Internet: www.betriebsrat-mitbestimmung.de
E-Mail: info@betriebsrat-mitbestimmung.de

Doing – Prozess Papierakte wird digitale Akte

Teambildung

Teambildung nach Fähigkeiten und Aufgaben und/oder Zuständigkeiten

• Planung und Steuerung
• Recherchen und Datenbeschaffung
• Doing und Kommunikation
• Einführung/Marketing/Kommunikation

Wege für den Prozess:
Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

• alle Akten durch einen externen Dienstleister scannen und digitalisieren lassen
• Alle Akten intern scannen und digitalisieren
• Mix daraus
• Teilakten scannen und alle zukünftigen ab Tag X

Kosten

• Amortisationsrechnungen (Kapitalrückfluss) erstellen als Entscheidungshilfe. Es ist jedoch nicht gesagt, dass der Weg mit der kürzesten Amortisationszeit der beste ist. Ökonomisch gesehen, kann es auch sinnvoll sein eine längere Amortisationszeit in Kauf zu nehmen, wenn der Weg nachhaltiger ist oder besser in die Firmenstrategie passt.
• Anfragen bei den Herstellern von Hardware und Software
• Auflistung der internen Kosten für Manpower
• Auflistung der Einsparungen durch den Einsatz der digitalen Akte

Attribute digitale Akte

Die Attribute werden je nach Personal- und/oder Dokumentenmanagementsystem in den Betreff eingetragen oder in ein separates Feld mit Vorgabewerten gewählt.

o        Abmahnung
o        Arbeitsvertrag
o        Bewerbung
o        Darlehen
o        Fortbildung
o        Foto
o        Interviews
o        Lebenslauf
o        Stammdaten
o        Zeugnis
o        Zielvereinbarung

o        ——————————–

Einfuehrung und Marketing

Ein sensibles Projekt muss im Unternehmen gut vermarktet werden Ideen hierzu sind:

• Einführungsveranstaltung bevor das Projekt beginnt – wir haben vor ….
• Aufruf an alle: Engagieren Sie sich, Ihre Ideen sind willkommen
• Regelmäßige Berichte über den Stand der Dinge z.B. in der Betriebszeitung
• Und nach einem Jahr auch eine Umfrage, ob die Vorteile auch so eingetroffen sind wie erwartet
• Wenn nicht – dann nachbessern und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut zuhören
• Schulung der Personalabteilung – Hier empfehle ich Schulung zum technischen Handling. Das muss ’sitzen‘.
• Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Self Service – In diesem Fall sollte ein Workshop stattfinden.

Amortisation

Nicht nur die Geschäftsleitung, auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind interessiert daran, ob sich ein Projekt ‚gelohnt‘ hat, etwas ‚eingebracht‘ hat oder nicht. Aus diesem Grund empfehlen wir, alle Beteiligten und Betroffenen mit einzubeziehen, wenn die Amortisationsrechnungen aktualisiert und vorgestellt werden.
Siehe http://Wirtschaftslexikon.Gabler.de